Основните стъпки в планирането и реализацията на събития
 
Събитията са ежедневие и днес, в океана от предложения, е от ключово значение какво събитие ще планирате и как ще го реализирате. За да бъде то успешно за организатори и участници, трябва да бъде добре премислено, да следва стриктна организация, а на терен да даде максимално полезно и запомнящо се съдържание. Каква е формулата за успешно събитие? Наглед стъпките са прости и някак логични, но често пъти в процеса нещо бива забравено или забавено във времето. Ето защо, припомняме основните стъпки за организацията на събитие.
 
Какво е новото и стойностно, което имаме да „кажем“?

Първият и може би най-важен етап е този на „изследване“. Необходимо е да знаем защо всъщност правим това събитие, какви са причините и повода. Това, което имаме да кажем и представим, достатъчно стойностно и интересно ли е за аудиторията и ще получи ли тя нещо ново? Защото организаторът е единственият, който истински се вълнува от събитието, всички останали се интересуват какво биха получили от него и коя своя „нужда“ биха задоволили посещавайки го. Следващата стъпка е да поставим точни и ясни цели и задачи – какво искаме да постигнем, коя аудитория да ангажираме, какво послание да предадем.
 
Планиране, организация и сглобяване на пъзела

За да планираме и организираме събитието си добре, е необходимо да си отговорим на няколко прости въпроса: Кой? Къде? Кога? Какво? Как? Отговорите следва да бъдат плод на задълбочен анализ и проучване, които да отговарят напълно на вече поставените цели и задачи на проекта.

Коя е нашата таргет аудитория? Важно е не просто да изпратим покани да пълния си набор от контакти, а до точните. Тези, които са ни нужни за постигането на целите ни и за които това събитие би било ценно. Точната аудитория от 100 души, често е по-ценна от аудитория от 500 човека, но неангажирани с проекта ни. Важно е да се проучи какви са характеристиките, навиците и предпочитанията на аудиторията. Това би помогнало в по-нататъшното планиране, както и за правилната комуникация на събитието и начините, по които ще достигнем публиката.

Къде да реализираме събитието? Това е въпрос, който често инстинктивно се обвързва единствено в бюджет. А не би трябвало да е така. Евтиното често пъти излиза скъпо. Мястото, на което провеждате събитието, говори много за него, а и за Вас като организатори. Важно е залата да отговаря на нивото и естеството на събитието – ако е бизнес конференция, то най-добрата опция е конгресен център с бизнес облик, ако е луксозно специално събитие – то нека и залата бъде издържана в подобаващ висок клас. Отличен вариант е мястото да бъде цялостно оборудвано – с необходимата техника, инвентар и персонал. Това би спестило много логистика, време и нерви. Хората обичат да им бъде лесно. Затова, ако проведете събитието си на разпознаваемо и наложено място, аудиторията ще бъде максимално улеснена, няма да изпада в лутане къде се намира локацията, как да стигне, има ли места за паркиране и пр. Хората обичат и да им е интересно. Ето защо, колкото по-мултифункционално пространство изберете, толкова по-добре. Така ще имате поле да реализирате по-разчупени идеи за ангажиране на аудиторията. Ние от Интер Експо Център знаем, че отличният вариант е да бъде и лесно, и интересно, затова се гордеем, че сме разпознаваема локация за събития от всякакъв вид, синоним на успешните бизнес практики. Предоставяме широка гама от възможности за реализиране и на най-смелите събитийни проекти. Защото мултифункционалността е наша запазена марка.

Кога? Периодът зависи от една страна какъв тип е събитието – бизнес, развлекателно или пък специално – тип коктейл, гала вечеря и пр. От друга страна - и от останалите събития в календара. Важно е да не се засича с други пряко конкурентни, за да не изгубим част от аудиторията, спонсори/партньори или лектори. Необходимо е да се съобрази и с официални празници и тенденциозно отпускарски периоди.

Какви дейности, допълнителни услуги и подизпълнители ще са ни необходими? На този етап искрено ще си благодарите, ако сте избрали локация, която може да Ви предложи пълен набор от услуги. Няма по-ценно нещо за един организатор, от това да не трябва да прекарва часове наред в срещи, комуникация и стиковка на подизпълнители. Освен това, наложени локации като Интер Експо Център, винаги работят с доверени партньори, защото всяка една предложена услуга е тяхна визитна картичка и няма място за компромис с качеството.
Кои са основните съставни части на събитието, за които да помислите, четете в следващия материал.