Основни стъпки в планирането и реализацията на събития
 
 В предходния материал описахме началните етапи на планиране на събитие. Продължаваме с някои от основните услуги за всяко събитие:
- Техника и техническо обслужване – перфектният вариант е техниката да бъде вградена и част от залата. Това изглежда в пъти по-добре и логистично е много по-лесно и удобно, а всичко е предвидено на 100% да отговаря за конкретната зала. Ако все пак е необходимо да наемете допълнителна техника, доверете се на един подизпълнител. Така ще избегнете стиковката на различни подизпълнители, напасване в начина им на работа и евентуални грешки в следствие на това.

 - Стрийминг – с все по-дигиталното ни и забързано ежедневие, но до голяма степен и на пандемията от коронавирус, хората свикнаха да имат опцията да се включат и онлайн. Ето защо е добра идея да помислите за отделяне на бюджет за онлайн излъчване на събитието си. Достъпвайки го чрез интернет си отваряте и още врати за разширяване на аудиторията. Ключовото тук е да доверите тази услуга на доказани професионалисти. Хората, стоящи пред екраните следва да преживеят също толкова ангажирано и добре събитието Ви, за да са удовлетворени. Все пак те също заплащат – било то с пари или с времето си, и не бива да бъдат подценявани. Затова не е най-добрата идея да правите сами стрийминга си (освен, ако наистина нямате солиден опит в това) или да изберете само по критерий цена.

 - Кетъринг – идеята на събитията не е ядене и пиене, но кетърингът е важен елемент от цялостното преживяване на посетителите. Той дава добавена стойност и усещане за завършеност. При целодневни събития е наистина от значение да има нещо за хапване, вода, кафе на място. Така се намалява значително възможността аудиторията да се разпръсне и разсее, което да доведе до забавяния в програмата. Освен това, организирайки кафе паузи и обяд на място, аудиторията има повече възможност за нетуъркинг и така естествено се оформят като една общност. Важно е нивото на кетъринга да бъде добро и да отговаря на категорията на събитието. В противен случай в съзнанието на посетителя остава по-скоро представата за „отбиване на номера“. Доверявайте се на проверени компании, с качество на предлаганите продукти, но и услуга. Важно е как ще посрещнат Вашите гости с кафе за добре дошли.

 - Гардероб – често тази услуга бива неглижирана, но истината е, че тя е задължителна съставна част, особено ако събитието е през по-хладните периоди. Обслужването на гардероб не вдига особено бюджета, но вдига имиджа на събитието и прави впечатление. Освен това, никой не иска осеяна с якета, шалове и пр. зала на снимките и видеата си, нали?

 - Щандове и брандинг – в случай, че изложбената Ви зона е съставена от еднородни щандове, най-добре отново възложите изработката на един подизпълнител, ако това може да бъде локацията на събитието Ви – още по-добре. Така ще улесните цялостния процес, а от Вас ще се очаква единствено да организирате компаниите участници. Брандингът е чудесна възможност за визуална комуникация и открояване на бранда Ви. Ако имате възможност да „избягате“ от вече поостарелите рол-он банери – направете го. Използвайте възможностите за дигитална и печатна реклама, които мястото Ви предлага. Направете визиите интерактивни и интересни. Така те ще продължат живота си в поредица от снимки, които вероятно ще бъдат споделяни и в социалните мрежи.

 - Ефекти и специални гости – тук всичко зависи от типа събитие.  Ако то е бизнес – непременно помислете за доказани специалисти от сферата, които да поканите като гости или лектори. Ако събитието е промоция, гала вечеря, парти и т.н., несъмнено помислете повече за музикалните и развлекателни изпълнения, допълнителни светлинни и пиро ефекти и пр.Как ще поднесете информацията и ще направите преживяването запомнящото се? Направете интеракции с публиката на всеки етап – от посрещането им, през времето за лекции и почивките, до финала. Колкото повече аудиторията Ви участва активно, толкова по-ангажирана е тя, толкова по-траен спомен ще остави събитието Ви в съзнанието ѝ. Добра идея са различните предизвикателства, игри, кратки работни сесии и активни дискусии.
 
Action!

Организирали сте всичко. Поздравления, Вашият проект е в действие! Ключовото на този етап е отличната комуникация между екипите и навременната реакция. Може би всяко събитие има по нещо, което изниква в последния момент: разболял се лектор, дефектирал микрофон, забавяне в програмата и пр. Няма място за паника, а само за бързи решения. За всяко от събитията в Интер Експо Център на разположение има професионален координатор, който съдейства на организатора за всичко свързано с предложените от центъра услуги. Така при възникване на казус, ние имаме бърза и пряка връзка с организатора и решаваме назряващия проблем още в зародиш. Няма лутане при организатора към кого, за какво да се обърне и излишно губене на време. Съвет от нас: изберете от Ваша страна също едно лице, което да е в течение с цялата организация и да комуникира с подизпълнителите/координатора. Така елиминираме опасността от подаване на разнопосочна информация и възможностите за грешки.
 
Обратна връзка и оценка

На финала е от изключително значение да съберете обратна връзка. Ако можете още на място – още по-добре. На база споделеното мнение от аудитория, лектори, спонсори, партньори и колегите в екипа Ви, можете да добиете реална представа дали сте успели да постигнете първоначално поставените цели и задачи. Анализирайте и си дайте реална и безпристрастна оценка. Дори и този път да не е отлична, не бива да се притеснявате. Пътят към успеха е в градацията и само знаейки къде са слабите Ви места, ще направите по-добра организация следващият път.